大家好，今天要繼續前進到odoo模組開放學程的第三個應用程式：採購管理模組

今日的教學內容，會從安裝採購管理模組，直到完成採購付款的作業一起展示：

今日的課程大綱如下：

1.採購管理作業概述-以台灣中小企業實務為題

2.模組安裝及基本設定功能畫面

3.odoo採購模組設置/功能說明

4.odoo採購模組日常運作流程

我們就進入今天的課程吧!

1.採購管理作業概述-以台灣中小企業實務為題

在台灣中小企業的企業管理實務之中，

若要說於每間公司之中，哪個部門極具普遍性但卻存在著巨大的流程差異性，

採購部門在其中居於前三名的地位，

於當前的普世管理邏輯以及台灣目前主流的ERP流程設計，

定義公司的採購部門掌管企業的製造產品物料以及其他各種總務類事項採購，

運作邏輯乃透過規模採購的方式為企業減少生產成本，

並透過建立專責的採購部門為企業的運作產生綜效。

而在經典採購流程設計上，

採購流程起於由各單位所提出請購單，

由總公司之總採購部門進行需求覆核及請購核准，

再按部就班的完成詢、比、議的過程(大筆的採購甚至需要3家以上比價資訊)，

更不用說這些採購日常流程之前的供應商審核作業，

若以大型的公司的審核流程實務，甚至需要3~6個月!!

然而在不同的企業情境，台灣的中小企業，在逐步成長的創業進行式中，

「採購」這件屬於後勤之事項，通常是被各個需求部門進行權責拆分，

若製造單位缺料了，有人得空，就由製造單位進行採購，

研發單位需要特殊零組件或材料時，就由研發單位就找了廠商，

比較好的會再詢問過老闆，不然詢價了就買了!

如果成長到一個規模後，開始有拆分出資材部門，缺料的問題解決可能就由資材單位執行。

我們不論對或錯，而是以務實的角度來看，

對於新創團隊而言，沒有特別設立一個專責採購的後勤部門，反而才是正常的!

也因此，大型的ERP所設計的層層覆核的大型組織採購流程，

若要套用在新創團隊反而是累贅而無法執行了!

而對於ERP開發商於採購模組設計的挑戰，

就是如何在權責劃分以及流程簡化的天平上進行權衡，

同時要解決無專職之採購人員的問題，但也要對公司的採購以及付款有適當的管理!

(沒說出來的祕密是，新創團隊付不起大型ERP的錢拉XD，所以新創團隊不是大型ERP公司的目標客戶!)

odoo在面對新創團隊對採購模組的需求解決上，

我們在odoo的採購模組解決方案中，

可以發現odoo的採購模組相較於台灣其他的ERP而言是可愛易懂多了!!

透過簡潔及直觀的流程設計，以及即時的作業處理方式，

讓規模沒大到可以有專門的採購單位的中小企業，也可以擁有一個簡易的採購管理流程，

甚至即使是只有1~2人的新創團隊，也可以透過odoo的採購模組快速地完成採購、進貨管理、貨款支付登記等作業，

(能讓創業團隊可以多睡點覺才是真的XD)

看到這裡，聰明如你是不是已經躍躍欲試了呢!?

就讓我們繼續看下去吧!

2.模組安裝及基本設定功能畫面

odoo採購管理的安裝如同之前上過的模組安裝一樣，

於應用程式頁面中找尋「採購管理Purchase」，點選"安裝"按鈕

即可一鍵完成安裝。(註1)

安裝完畢後，我們先進入採購管理模組的設置畫面中，看看社區官方版有那些進階功能：

在社區官方版中，我們可以看到在以下企業常見的需求上，已經有寫好解決方案

1.審批層級：odoo可設置驗證金額，若老闆們希望每筆交易都要經過審核，那也可以設為0元(註2)

2.採購計量單位：透過設置計量單位，可讓採購單位與系統運作單位自行進行轉換

3.招標流程：可透過招標流程，將詢價單提供給眾多產商同時進行詢價，並指定向哪個廠商進行採購

4.供應商價格表導入：可透過價格表導入方式，快速的將供應商產品輸入到產品採購資訊中

3.odoo採購模組日常運作流程

odoo採購模組日常會執行的各種建立及建單作業 ，

可再分類為建立資料檔以及日常運作流程兩種：

A.建立資料檔：包含建立供應商資料以及輸入產品採購資訊

B.日常運作流程：建立詢價單-->送出詢價單-->確認採購、轉採購訂單-->採購憑證及付款作業管理

透過以下個案及影片進行流程展示(總時4:54)：

練習個案：

STEP1 建立供應商：

於供應商主檔可依其需求設置更細項的內容，如該供應商所對應的會計實帳戶、稅務進階設定

而在聯繫人&地址頁簽中亦可依需求增加聯絡人、發票地址、送貨地址等等內容

個案範例：

  供應商名稱：衣服供應股份有限公司

  地址：台灣桃園市桃園區

  電話：037-7778888

  語言：正體字(於此設定將與後續列印之詢價單、採購訂單以及系統自動往來信件使用語言相關)

STEP2 輸入產品採購資訊：

於產品主檔中依需求設置採購資訊之內容，

包括物料補充路線、訂購對象、採購單位、交貨前置期間等資料

個案範例：

  產品名稱：白色T-Shirt M

  產品類型：可庫存

  內部類別：全部/可銷售

  補貨路線：採購 (註3)

  採購對象資料：

    供應商：衣服供應股份有限公司

    供應商產品名稱：白M棉T

    供應商產品代碼：WMT-20

    交貨前置時間：4天

    最少採購數量：12

    價格：150

    價格期間：2018/1/16~2018/1/30

以下進入odoo採購管理系統日常運作流程，

odoo系統預設流程由詢價單建立開始，經確認成為採購訂單，並執行後續採購憑證及款項支付管理功能

STEP3 建立詢價單

與銷售流程中建立報價單相同，

若相關公司作業細節已於建立客戶及產品主檔中設定，

後續建立詢價單僅需輸入供應商名稱以及銷售產品、數量，

相關資料將直接帶出。

於範例影片中可以發現，如果於尚未選定供應商時選擇採購商品，

商品將不會帶出供應商的相關價格，

反之，先點選供應商後再點選產品，若該供應商有於該產品供應商欄中設定相關內容時，

系統將會帶出產品的供應價格

個案範例：

  供應商：衣服供應股份有限公司

  產品：白色T-Shirt M

  訂購數量：12件

STEP4 列印詢價單/傳送詢價單

本範例以列印詢價單方式錄製，點選"列印"即可轉出該詢價單格式

並可透過於供應商主檔中定義語言，該轉出的詢價單將以該語言進行編制。

STEP5 確認訂單-->轉採購訂單

當企業流程確認該採購/請購事項，由公司內部人員後點選確認訂單，

系統將即時將該詢價單轉為採購訂單，

並透過採購訂單之進貨連結完成進貨流程管理，更新存貨在手數量。

STEP6 採購憑證及付款作業管理

於完成採購進貨確認後，可於採購訂單畫面上方按鈕點選"供應商帳單"

登記供應商所提供的憑證，以及串接後續的付款作業

系統串接至會計管理系統模組中，進行企業內部付款管理之流程，

於台灣稅務需求，於參考/說明欄中填入供應商憑證號碼/發票號碼，利於後續401稅務申報作業查詢

點選「驗證」後，即可完成採購帳單之建立。(註4)

而後續付款流程，可於上方按鈕點選登記付款即可登記該款項的支付情形。

相關之應收應付管理將於會計模組中進行說明。

延伸閱讀：

註1：於安裝採購模組時，因作業需求會同時安裝庫存模組。

註2：採購流程之主管覆核流程，可詳文章：【odoo產業應用】如何運用採購核決提升管理?

註3：odoo系統預設之補貨流程設定，可詳文章：【Odoo有料課堂】面對Odoo系統補貨異常不用再抓頭了~系統預設庫存調度邏輯圖。

註4：相關預付貨款之管理及系統作業流程，未來將透過專文進行介紹。