【odoo模組開放學程】CH08 專案管理模組

專案經理的好幫手

Smith Lin

odoo在地化 odoo模組學程專案管理

大家好，今天要繼續前進到odoo模組開放學程的第七個應用程式：專案管理模組

專案管理作為一個博大精深的實務領域，

加上各個組織、每個專案都具有其特殊性，

因此對於專案管理模組的開發人員來說，

在開發需求的確認以及開發專案範疇的上規劃上將會是一個困難的問題。

而在規劃這一章節的課程的在下，也一樣遇到相同的問題，

於此，本篇文章的對象主要設定給「有專案管理基本認識」以及「有專案管理需求」的朋友，

並於本篇中採用PMBOK Guide第五版中文版的專有名詞，進行相關專案架構的闡述。

今日的課程內容，會從專案管理的基本架構開始，

引申專案管理資訊系統的主要功能需求，

並介紹odoo專案模組中的重要功能，最後透過一個專案案例，展示一個專案如何在odoo專案模組中進行作業。

今日的課程大綱如下：

1.專案管理基礎架構概論

2.專案管理資訊系統概論

3.odoo專案管理模組之基礎功能以及進階功能概論

4.odoo專案管理模組案例使用

我們就進入今天的課程吧!

1.專案管理基礎架構概論

要討論專案管理就必須要先從「專案」一詞的定義開始說起，

依PMBOK Guide中，對於專案的定義是概念性的，

當一個任務具有以下幾種特徵時，就可以被概稱為一個專案：

A.暫時性的(非常態性的作業事項)

B.具有獨特的產品、服務及結果(每次的最終產出不相同)

C.是逐步完善的(專案的執行過程中具有不確定性，同時在專案執行的過程中，陸續把專案的細節進行規劃並付諸執行)

而在PMBOK Guide中，對於一個專案的執行分為五大流程群組，各群組之執行重點如下：

五大流程群組	執行重點
A.專案起始	專案起始流程群組包含取得專案或階段起始授權的流程，以定義一新專案或既有專案的新階段。在起始流程中，初步範疇被界定，初步的財務資源亦獲得承諾。各項專案之重要內容會被初步定義或辨識，如專案風險、初步的利害關係人辨識等，這些內容會列入專案章程之中等待專案發起人的正式簽署。專案的正式啟動則是於專案起始階段晚期的Kick off會議之中，於該會議專案會被正式的啟動，並且將專案正式授權給專案經理執行。
B.專案規劃	規劃流程群組包含建立專案之範疇界定並定義專案目標，且發展專案的實際執行規劃，以完成專案的目標。於此階段將發展出專案管理計畫書以及各種重要的專案定義文件，以供專案執行過程中隨時供專案團隊成員參閱，避免專案的執行方向偏離目標。於規劃階段的各項規劃內容會因為專案的不確定因時間消除而不斷地滾動調整，或是將原本僅有粗略規劃的內容更進一步的進行執行細節之規劃，這樣的過程通常我們稱之為專案的逐步精進。
C.專案執行	執行流程群組在專案的整體之中屬於專案目標達成的核心過程，包含內些用來完成專案管理計畫書中所定義的工作內容，以滿足專案所欲達成之目標。於此階段重點在於協調專案人員與資源、利害關係人之期望、以及讓專案團隊按照專案管理計畫書來整合與執行專案活動。專案執行的過程將會產生各種專案的績效，相關專案成果將於專案監控流程組，透過與專案管理計畫書中原規劃之各項專案細節進行比較。若造成需要調整專案執行之內容將會透過各種已設定的核准變更方法後，將變更後之專案規劃執行回到專案執行群組中進行。
D.專案監控	監視及控制流程群組包含執行追蹤、檢討及調整專案的進度與績效，辨識計畫內需要變更的任何部分，並啟動相對應知變更等所需的流程。該流程作業的主要效益在於定期的衡量與分析專案之績效，從相關事件或例外狀況中辨識出與專案管理計畫書間之差異，必要時依各項原已定義好的核准方式進行專案之變更。
E.專案結束	結束流程群組包含完成各種專案管理流程群組的所有活動，讓專案或該次專案階段正式結束，或完成該專案之合約協議中所需完成之各項作業，這些作業主要內涵為結案之行政作業，透過在一次地確認所有流程群組原所規劃的流程均已完成，再以適當的方式結束此專案或一個專案階段，並正式的對外報告該專案或專案階段以完成。

一個專案之中，最重要的靈魂人物是專案經理，

專案經理由執行組織所指派，領導專案團隊負責達成專案目標，

專案經理的責任是負責滿足各方的需求，包括任務的需求、專案團隊的需求、利害關係人的需求以及個人的需求

特別對於一般組織而言「專案」所具備的非常態性、特殊產出以及專案完成的不確定性等等特徵

使得「專案管理」特別經常使用在公司的重要策略性提升任務中。

使得專案經理的責任更為重大，而專案經理對該專案內涵之知識、該專案對公司之策略方向以及專案經理之專案管理技能等等

都將是專案成功的重要因素。

在專案的過程中，一個重要但卻容易忽略，因此經常會造成專案面臨失敗危機的，就是對於利害關係人的管理，

在實務專案指引中，我們透過將專案有關的利害關係人透過辨識、分級、訂定管理策略以及主動管理利害關係人期望的方式，

將利害關係人對於專案的態度從對專案不利轉為有利，同時透過專案溝通管理的作業流程，

讓必要的資訊，透過合適的方式，傳達給適當的利害關係人。

因此我們可以說，專案經理最重要的工作，就是在進行各方利害關係人的溝通工作上。

2.專案管理資訊系統概論

於討論專案管理資訊系統之前，我們先討論在沒有專案管理資訊系統前，

專案管理經常所遇到的各種問題，

我們將在各個不同專案階段可能遇到的實務問題整理如下表：

五大流程群組	可能遇到的實務問題
A.專案起始階段	專案發起人、專案章程等高階經理或紙本文件難以被專案團隊所接觸，造成專案團隊於進行專案規劃或專案執行時，不確認/不了解專案之目標，造成無效之溝通時間，或造成專案績效的低落。
B.專案規劃階段	專案規劃階段之版本因專案逐步精進的緣故，既有之專案規劃文件可能錯誤的擺放，或專案團隊成員錯誤的引用過時之規劃文件，造成專案績效之低落。
C.專案執行階段	於專案規畫階段所定義之各項專案細節於專案執行過程中，專案團隊人員需要一一的進行重新檢視，確認版本，且相關文件需於檔案之中找尋、開啟，造成專案團隊花在實際執行專案的時間減少，造成專案績效低落。而在利害關係人溝通上，專案經理需要時刻查閱專案進度以及溝通清單，避免漏掉必要之溝通，造成大部分之心神耗費。
D.專案監控階段	於各項專案績效的資料統整，需要再花費人員進行相關監控之資料整理及分析作業，造成相關的人事成本提升。
E.專案結束階段	於專案結束階段需進行專案於起始階段、規劃階段、執行階段、監控階段等各項文件蒐集、歸檔。而相關之文件難免遺漏散失，或因文件之整理困難而無法完整的完成專案結案。專案階段流程之缺漏將造成此次專案之經驗無法被組織所記錄，當未來有類似專案欲進行資料參考時，將無相關資料參考，造成專案的摸索期增長。

受到以上的各種問題，專案管理資訊系統(PMIS)的需求逐漸形成

專案管理資訊系統是管理整個專案之工具軟體，最大之功能是在於專案結案時之專案歸檔功能

透過完整的紀錄專案的執行過程，於未來類似專案需要進行前期資源查詢時，

即可有完整之專案過程可供查詢。

於完整的PMIS系統中，應完成以下幾點功能：

A.專案管理計畫書以及專案文件之更新及傳簽

B.專案各階段成本、時程及資源管理

C.專案變更之管理

D.專案風險之管理

E.專案相關文件之收錄

3.odoo專案管理模組之基礎功能以及進階功能概論

odoo的專案模組系統，專案團隊可以迅速的組織、規劃及執行各種類型的專案，

透過創建不同的專案階段來組織以及管理專案，並且可以透過調整專案視圖來監控專案的進度，

並且透過直覺化以及視覺化的使用介面來讓專案成員可以在專案中快速地進行溝通：

odoo專案管理的功能對應PMIS之基礎功能需求概要如下：

PMIS系統中應具備之重點功能	odoo專案模組之功能對應
A.專案管理計畫書以及專案文件之更新及傳簽	透過專案任務文件之更新，以及討論訂閱功能的搭配使用，使專案文件更新以及傳簽得以達成並進行結果之紀錄
B.專案各階段成本、時程及資源管理	透過專案模組之其他視圖功能可快速地了解目前專案之執行情況
C.專案變更之管理	透過專案任務文件說明的更新，於系統中隨時呈現目前最新狀況
D.專案風險之管理	透過專案進度以及回報功能讓專案執行於問題發生時即時的回報專案經理
E.專案相關文件之收錄	透過odoo專案管理模組，將相關之專案文件進行歸檔，當專案完成後即可在專案功能進行整體專案歸檔。

而專案模組與其他模組可進行功能串聯，達到其他更多功能：

A.討論及訂閱模組：透過討論及訂閱模組串接，專案之任務文件可以在該使用者所訂閱的內容及時進行專案進度通知

B.工時表模組：透過與工時表模組串接，使專案工時可以被記錄

C.銷售模組：透過與銷售模組串接，使以專案工時費用為主要營業模式之組織可透過專案執行狀況直接更新目前使用之工作時間(註1)(註)

D.分析以及預算會計模組：透過分析以及預算會計模組之串接，使專案管理模組可進行成本之預算估計以及實際執行之績效比較(註2)

專案模組與分析會計&會計模組串聯分析畫面

4.odoo專案管理模組案例使用

以下針對一個專案的執行範例作為大家使用odoo專案模組時之應用參考：

專案名稱：元植小聯盟

專案內容：

A.元植棒協聯盟向我方採購比賽時對外販售之聯盟隊服T-Shirt

B.相關T-Shirt之規格、設計以及生產製造均由我方執行

C.相關T-Shirt規格、設計均須與棒協各隊再次確認

專案發起人：董事長

專案經理：錢金來

以下透過影片方式呈現案例之執行內容以及odoo專案管理模組之功能如下：(總時04:48)

A.可彈性建立之專案階段

B.持續關注之專案規劃文件

C.透過工時表及日曆畫面監控專案時程

D.一目瞭然的專案執行狀況監控

E.易於管理的專案階段

F.溝通管理的解決方案

以上就是這次的odoo模組開放學程的內容了

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