【odoo有料學堂】如何修改已過帳的會計分錄

不喜歡分錄轉了又轉!?odoo系統會計分錄取消過帳大揭密!

Smith Lin

大家好!

連假不知道大家過了如何呢~

(雖然已經回來上班2天了XD)

今天要持續來解密odoo會計系統中三大難題之二(註):過帳的會計分錄該如何修改?

相信有這個問題的朋友們看到下面這張圖都相當會有感!!

Odoo文本圖像塊

今天就來說說,odoo系統中要如何已正常的運作方式進行過帳會計分錄的修正及調整吧!

在現代電子化會計系統流程之中,

其中最重要的一個步驟,

也就是「過帳」這個步驟,

過去(手寫帳簿年代XD)過帳這個程序的定義,是將日記簿中的交易,經處理後過入科目分類帳之中,

後續再將各科目的分類帳彙整成為總帳。

而現代電子化會計系統流程,更是將「過帳」這個步驟作為正式入帳的分界,

通過過帳程序的會計分錄,才正式的進入財務報表的彙整計算之中。

因此許多重視資訊安全的系統,

如SAP,

對於過帳後的會計傳票是「不可以刪除修改,只可以迴轉」,

當會計傳票過帳後才發現資料錯誤或自動產生以及過帳之傳票發生錯誤等問題,

都必須將錯誤分錄整筆迴轉,在重新輸入正確分錄。

也因此,使用SAP系統的公司會計分錄迴轉來迴轉去,這個是非常常見的事情!

然而,對於台灣對於「愛整潔、乾淨」的台灣會計人員來說,

轉來轉去的會計分錄作法實非可接受範圍,

因此才會有今天的這個議題:

如何在odoo系統中修正以及調整已過帳的會計分錄!!?

若以odoo的系統設計來說,

目前系統預設的做法就如同其他海外ERP系統的基本運作方式一樣,

已過帳的會計分錄無法修改金額及各條目的內容,

只能迴轉後再重新輸入新的分錄

但在官方版內容中,有提供了一個解決方案:

透過設置「允許取消分錄」的功能,

讓已過帳的會計分錄可以解除鎖定為未過帳,

就可以進行金額/內容之調整之後再過帳。

但,如同其他系統的設計考量,

這樣的功能其實是有損整個會計流程的內部控制完整性!

因此,odoo系統特別將這個功能鎖定為只有權限為「主辦會計」,並且要以「開發者模式」開啟

才可進行此項的設定。


同時,於此也建議各位使用者,以過去筆者作為稽核主管的經驗談來說,

若要使用該功能,應建立適合的會計分錄修改作業流程,

有效控制會計分錄過帳的流程!!

接下來就針對這要如何進行設定進行流程講解~

並且透過下面的影片帶著有這個困難的朋友來解決問題!(影片時間:03:17)

設置流程:~(這部分感謝龍華吳主任的教學)

1.啟用開發者模式(權限限定:系統管理/設定)

2.安裝應用程式:account_cancel(取消日記帳)

3.進入會計分錄所屬日記帳簿設定:高級設定頁簽

4.點選開啟「允許取消分錄」

5.至欲修改分錄點選「取消分錄」按鈕,

     →該筆分錄將回到「未過帳」狀態,即可進行修改

6.修改後應通知系統管理人員,將「取消分錄」功能關閉

 
 

-201806更- 

考慮到如果有修改到會計傳票金額但前單並沒有同步更新的問題,

當該帳簿開啟「允許取消分錄」功能後,

原無法取消的前單就可點選取消(同時該串接之傳票會同步刪除,同時佔號),

   

(以發票為例)點選取消後再重置為草稿,完成必要修正後再次點選「驗證」,

相關更新的金額就會自動更新到傳票中,並以原傳票號碼顯示。

以上就是這次的odoo有料課堂的內容了

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有任何問題可以在下方留言區留下訊息,

或想知道更多其他細節,也可以跟本團隊聯絡歐!


延伸閱讀:

註1:會計系統中三大難題

之一:會計報表及年度結帳邏輯:請詳   【odoo有料學堂】odoo會計財務報表運作邏輯及年度結帳作業

之二:會計分錄過帳取消功能開啟   (請詳本篇)

之三:與庫存模組連結永續成本制分錄 (待專文介紹)

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